Mistede nøgler i Cleany: sådan handler du rigtigt Hvis en medarbejder mister en nøgle, skal sagen håndteres med det samme i Cleanys nøglesystem, så I hurtigt får overblik over, hvilken nøgle der er væk, hvem der sidst har kvitteret for den, hvilke lokationer den giver adgang til, og hvilke handlinger der skal sættes i gang.
Den rigtige proces er:
Stop straks brugen af nøglen i driften Underret den nøgleansvarlige Registrér hændelsen i Cleany samme dag Gennemgå nøglehistorikken for at se seneste udlevering, aflevering og tilknyttede adresser Vurder risikoen ud fra nøgletypen og adgangsniveauet Kontakt kunden og evt. låsesmed, hvis nøglen kan knyttes til en konkret lokation eller giver adgang til flere adresser Kort sagt En mistet nøgle skal altid registreres og dokumenteres i Cleany med det samme. Den nøgleansvarlige skal bruge historikken i systemet til at identificere sidste kendte ansvarlige og berørte lokationer. Hvis nøglen er mærket eller knyttet til en bestemt kunde/adresse, bør sagen eskaleres hurtigt. Cleany gør det lettere at håndtere sagen korrekt, fordi udlevering, tilbagelevering og historik er samlet ét sted. En god proces handler ikke kun om opbevaring af nøgler, men om sporbarhed, ansvar og hurtig opfølgning. Handlingsplan ved mistet nøgle i Cleany Når en nøgle forsvinder, er det vigtigt, at alle følger den samme faste proces. I Cleany bør sagen håndteres sådan her:
- Registrér hændelsen med det samme Så snart tabet opdages, skal medarbejderen eller lederen oprette en registrering i Cleany med:
tidspunkt for opdagelsen hvor nøglen sidst er set hvilken medarbejder der havde nøglen hvilken kunde, adresse eller lokation nøglen hører til kort beskrivelse af hændelsen Hvis I bruger noter eller dokumentation i sagen, skal det tilføjes samme dag, så historikken er komplet.
- Find nøglens historik i systemet I Cleany kan den nøgleansvarlige slå op:
hvem der sidst har fået nøglen udleveret om nøglen er registreret som afleveret eller stadig ude hvilke opgaver, lokationer eller kunder nøglen er knyttet til om der er tidligere afvigelser på samme nøgle eller medarbejder Det giver et faktabaseret grundlag for den videre vurdering.
- Vurdér risikoen Risikoen afhænger blandt andet af:
om det er en enkelt nøgle eller en hovednøgle om nøglen er mærket med kundenavn, adresse eller nøgle-ID hvor mange lokationer den giver adgang til om tabet er sket i et offentligt rum, i transport eller på en kundeadresse Jo lettere nøglen kan kobles til en konkret adresse, desto hurtigere bør sagen eskaleres.
- Eskalér sagen korrekt Afhængigt af risikovurderingen kan næste skridt være:
intern opfølgning med medarbejderen information til kunde midlertidig skærpet overvågning kontakt til låsesmed beslutning om omkodning eller udskiftning I Cleany bør alle disse skridt noteres på sagen, så der er fuld sporbarhed bagefter.
Hvorfor Cleany gør en forskel i nøglehåndtering Den store forskel med Cleany er, at I ikke skal lede i papirnoter, sms’er eller Excel-ark for at finde ud af, hvad der er sket.
Med nøglesystemet i Cleany kan I samle:
udleveringskvitteringer tilbageleveringer ansvarlig medarbejder tilknyttede kunder og adresser intern historik og kommentarer påmindelser om manglende aflevering Det betyder, at en mistet nøgle ikke kun bliver en mundtlig melding, men en sag med dokumentation og overblik.
